Unica
“Specificaties van installaties en de bijbehorende onderhoudstaken en de kosten hiervan in een gestandaardiseerd overzicht.
Customer interview: Unica
Sara de Waal, 9 november 2021 - Hilversum, The Netherlands
"Hoe brengen we de specificaties van installaties en de bijbehorende onderhoudstaken en de kosten hiervan in een gestandaardiseerd overzicht?"
Dat was de vraag waarmee Unica in 2020 contact zocht met Kempen Automatisering. Wij ontwikkelden een complexe database waarin alle details te vinden zijn van de installaties in de gebouwen die Unica Building Services beheert
-
"Om te berekenen hoeveel tijd en geld onderhoud kost, moeten talloze aspecten worden meegenomen. Metname de diepte van de details die aan elk van die duizenden installaties kan worden gekoppeld in het systeem is uitzonderlijk.’"
Maarten Huijs
Product - Owner Unica & Partner
Kempen Automatisering
Gestandaardiseerde werkmethode
Unica is een van de grootste technisch dienstverleners van Nederland, met een netwerk van bedrijven door heel Nederland en meer dan 3.000 mensen in dienst. Unica heeft expertise op gebied van onder andere installatietechniek, energiemanagement, beveiliging, ICT en procestechnologie.
Het grootste cluster van het concern is Unica Building Services. Zij richten richt op het beheren en onderhouden van technische installaties in gebouwen. Dit doen zij voor klanten uit onder andere de zorgsector, industrie, het onderwijs, overheidsinstellingen en de utiliteit
Ieder gebouw heeft tal van verschillende technische installaties die onderhoud nodig hebben, van verwarming en koeling tot verlichting en beveiliging. Ricardo Pel, projectleider van Unica Building Services, legt uit: ‘Voor al die technische installaties moeten we de informatie vastleggen die nodig is om deze zo goed mogelijk te onderhouden. Hoe beter de kwaliteit van deze informatie, hoe effectieve we kunnen zijn in de werkzaamheden die we voor onze klanten uitvoeren!’
-
"Deze mate van detail was nooit mogelijk geweest met kant en klare software, want die is maar tot op een zekere hoogte te configureren"
Ricardo Pel
Unica Building Services
Master Data Management Systeem
Unica Building Services werkt op langdurige basis samen met klanten. Unica neemt hierin de gehele zorg voor technische installaties over en zorgt dat gedurende deze periode de gebouwen veilig, gezond en duurzaam zijn voor gebruikers, door effectief beheer en onderhoud.
Maarten Huijs, softwareontwikkelaar van Kempen Automatisering, legt uit: ‘Om een berekening te kunnen maken van hoeveel tijd en geld dit onderhoud kost, moeten talloze aspecten worden meegenomen. Wij hebben voor Unica een Master Data Management Systeem gemaakt, waarin Unica nu duizenden verschillende technische installaties invoert, van gasketels tot beveiligingscamera’s. Dat klinkt vrij recht toe recht aan, maar dat is het niet: de diepte van de details die aan elk van die duizenden installaties kan worden gekoppeld in het systeem is uitzonderlijk.’
Details
Ricardo: ‘Voor iedere installatie zijn er wettelijke verplichtingen, kenmerken, en onderhoudsactiviteiten die je kunt verrichten. Bij een nieuwe klant maken we eerst een inventarisatie van de installaties die in het gebouw staan Op basis hiervan bepalen we welke onderhoudswerkzaamheden er nodig zijn.
Het Master Data systeem dat we in samenwerking met Kempen hebben ontwikkeld dient als gedetailleerde kennisbank die onze vestigingen helpt om dit snel en gestandaardiseerd vast te stellen. Denk hierbij aan informatie over wet- en regelgeving die van toepassing is, competenties die monteurs nodig hebben om de installatie te onderhouden en taakbeschrijvingen van de activiteiten die we uitvoeren. Al deze informatie is per installatie in dit systeem tot in groot detail vastgelegd. Dit was nooit mogelijk geweest met kant en klare software, want die is maar tot op een zekere hoogte te configureren. Wat Kempen voor ons heeft gemaakt is echt maatwerk!’
-
"Dit werkt precies zoals we het in gedachten hadden"
Ricardo Pel
Unica Building Services
Alles onder controle
Volgens Ricardo is het grootste voordeel van dit systeem dat alle informatie die verbonden is aan de installaties die ze kunnen onderhouden, centraal wordt beheerd. ‘Die installaties kunnen immers binnen de hele organisatie gebruikt worden. Door dit datamanagementsysteem hebben we meer zicht op wat we moeten doen, en kan er geen verschil ontstaan in de activiteiten die we uitvoeren. Dit komt omdat de hele organisatie op den duur vanuit dezelfde databank gaat werken.
Het datamanagement systeem dwingt ons om een zo hoog mogelijke datakwaliteit vast te leggen, doordat we slimme voorwaarden hebben opgenomen die tot uiting komen bij het invullen van informatie bij een installatie. Het systeem is heel logisch ontworpen: als je het ene veld hebt ingevuld weet het automatisch of je nog een ander veld moet invullen. Als nog niet alle benodigde informatie is ingevuld zie je een of meerde gele uitroeptekens. Dan weet je dat er nog iets mist, zoals bijbehorende wetgeving. Als er geen meldingen meer zijn weten we: de informatie is compleet en de gegevens zijn bruikbaar. Dit werkt precies zoals we het in gedachten hadden.’
