Thea Meulenberg Casting
Snelle koppelingen voor een snelle business
Customer interview: Thea Meulenberg Casting
Sara de Waal, 30 Aug 2022 - Hilversum
‘In de castingwereld moet je snel kunnen schakelen,’ vertelt Sevina Meulenberg, castingdirector en eigenaar van Thea Meulenberg Casting. ‘Daarvoor is een customized FileMaker database ideaal. Het kan voorkomen dat we gebeld worden door een bedrijf met het verzoek: wij zoeken een acteur tussen de 25 en 30 jaar oud die over vier dagen in Letland kan zijn, die ook nog een specifieke taal spreekt of een bepaalde vaardigheid heeft.
Dan kunnen we niet op ons gemakje allerlei bestanden doorploegen, want dan bellen ze wel een ander bureau. Hiervoor is een zoeksysteem nodig waarin we snel de juiste talenten kunnen vinden, door te zoeken op kenmerken die voor ons relevant zijn. Dat hebben we nu!’

Software voor een sterke basis
Thea Meulenberg zelf richtte het Nederlandse castingbureau meer dan veertig jaar geleden op. Het bureau cast acteurs en modellen voor allerlei video- en fotografieopdrachten. Een aantal jaar geleden zetten zoon Laurens en schoondochter Sevina het bedrijf voort. Sevina vertelt: ‘Een prachtig bedrijf met een hele mooie basis aan talenten en opdrachtgevers in binnen- en buitenland, maar de software had een update nodig. We werkten met een oudere versie van FileMaker.
We hadden bijvoorbeeld nog aparte databases voor acteurs, modellen en kinderen. Maar kinderen worden soms model, en modellen worden soms acteurs: dan is het niet handig om ze in gescheiden overzichten te houden. Het kostte hierdoor in het oude systeem meer tijd om het juiste talent te zoeken. Bovendien moesten we alle wijzigingen handmatig bijhouden.’


Samenwerking
Volgens Sevina maakt de database die Kempen voor hen heeft ontworpen een wereld van verschil ten opzichte van de oude situatie. ‘Dit nieuwe systeem is echt voor ons op maat gemaakt, daardoor kunnen we op meer kenmerken zoeken, en bovendien veel sneller en specifieker.’ Ontwikkelaar Maarten Huijs vertelt hoe het systeem stap voor stap gemaakt is: ‘Laurens en Sevina waren op zoek naar een moderne FileMaker-database waarin zij profielen efficiënter konden doorzoeken.
In een aantal intensieve sessies hebben we vastgesteld wat wel en niet goed werkt voor hun bedrijf: op welke kenmerken willen ze kunnen casten? Dat bleken er behoorlijk veel te zijn. Om een voorbeeld te noemen: iemand die in een reclame een bril draagt, moet volgens de reclamecodecommissie in het echte leven ook een bril dragen. Dat moet je dus kunnen aanvinken.’ Sevina vult aan: ‘We kunnen zelf ook categorieën toevoegen.
De castingmarkt is internationaal en divers, dus het is fijn dat we op allerlei aspecten kunnen selecteren: niet alleen wat je beroep is en of je kunt dansen, maar ook wat voor talen je spreekt en hoe je je gender definieert. Met de database kunnen we snel een castingvoorstel naar onze klant sturen. Een castingsvoorstel bestaat uit een pdf met verschillende sedcards, waar headshots en informatie per talent op staan. Alles is bovendien automatisch in onze huisstijl.’
Samen doelen bereiken
Sevina ervaart de ontwikkelaars van Kempen als oplossingsgericht en behulpzaam: ‘Ze zijn snel van begrip en denken met je mee over oplossingen voor problemen. We kloppen een keer in de zoveel tijd bij ze aan, als we ergens tegenaan lopen. Ze lossen het dan altijd vrij vlot op. Soms zijn het kleine dingen, bijvoorbeeld het feit dat we niet voor meerdere mensen tegelijk de status konden veranderen, dat moest eerst handmatig per persoon.
Toen ik dat aangaf hebben ze meteen een knopje voor ons gebouwd. Heel simpel, maar dat scheelt ons nu veel tijd! Ook is het gewoon fijn om met een relatief klein bedrijf te werken. Je hoeft niet langs drie kanalen voordat iets geregeld is, je kent elkaar, je gunt elkaar dingen. We vinden het ook leuk dat als we Kempen bellen, we direct één van de ontwikkelaars aan de lijn krijgen, in plaats van een receptie. Dat persoonlijke en vertrouwde vind je niet bij een groot bedrijf.’

Volledig veilig
Sevina vertelt dat het bedrijf misschien nog wel het meest geholpen is met de koppeling van de database met de website. ‘Als mensen zich willen aanmelden voor ons bureau kunnen ze op onze website een uitgebreid formulier invullen. Als je instemt met het insturen van je gegevens, dit gebeurt allemaal volgens de AVG, worden alle kenmerken die je opgeeft in dit formulier vervolgens automatisch ingeladen in onze database.
Het gaat om heel persoonlijke informatie, niet alleen NAW-gegevens en cv, maar ook bijvoorbeeld foto’s in badkleding of je precieze maten. Daarom is het essentieel dat deze gegevens veilig zijn, en was het voor ons een vereiste dat de software door een betrouwbare partij werd gemaakt. Wij zijn ervan overtuigd dat onze data veilig is bij Kempen Automatisering. Ook regelen zij alle benodigde updates, zodat wij daar geen omkijken naar hebben.’


Ontwikkeling
Het FileMakersysteem is uitermate geschikt om steeds verder uit te breiden. ‘Het geeft een gerust gevoel dat we een goede basis hebben die mee kan groeien met ons bedrijf,’ vertelt Sevina. ‘De database is vorm te geven zoals we zelf willen. Kempen kan dus niet alleen regelmatig nieuwe functionaliteiten voor ons toevoegen, maar ze ook zó customizen dat ze precies bij onze bedrijfsvoering passen.
. Wij kunnen bijvoorbeeld de looptijd van een buy-out aan een project toevoegen. Een buy-out is een gebruiksrecht dat een bedrijf betaalt voor het gebruik van een afbeelding van een model of acteur. Eerder heeft Kempen voor ons ook een ‘timestamp’ toegevoegd: met behulp van die software kun je zien hoe oud een foto is, door analyse van de metadata die in een foto ligt opgeslagen. Dat is niet alleen handig, maar ook noodzakelijk in onze business. We moeten namelijk zeker weten dat de klant recente foto’s krijgt en dus de juiste verwachtingen heeft van hoe een talent eruit ziet. ’