SkyHighTV
“Met FileMaker & Kempen, veilig en
slim zoeken naar het juiste verhaal"
Customer interview: SkyHighTV
Sara de Waal, Februari 2022 - Hilversum
"Skyhigh TV produceert jaarlijks meer dan veertig programma’s, waaronder veel bekende programma’s zoals De slimste mens, Het familiediner, Over mijn lijk en Hij is een zij. "
Elke redactie gaat ieder seizoen op zoek naar interessante deelnemers, organisaties en BN’ers voor deze programma’s. Tot voor kort verzamelden de redacties de gegevens van de benaderde personen in Excelsheets, maar het was op die manier lastig om het overzicht te houden. De aanscherping van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in 2018 gaf Skyhigh TV het laatste zetje om op zoek te gaan naar een nieuw systeem, dat zowel AVG-proof als gebruiksvriendelijk zou zijn.
-
" Standaard software sluit slecht aan op onze werkwijze. Kempen Automatisering redeneerde andersom: waar hebben jullie behoefte aan? "
Albert Quarles van Ufford
CFO Skyhigh TV
Denken vanuit eigen processen
Een belangrijke wens van Skyhigh TV was een hoge mate van flexibiliteit in de database. Financieel directeur Albert Quarles van Ufford legt uit: ‘We keken in eerste instantie naar kant-en-klare CRM-pakketten en probeerden om onze bedrijfsprocessen in een bestaand stramien te stoppen. Maar standaard software sloot simpelweg niet aan op onze werkwijze.
Kempen Automatisering redeneerde andersom: niet vanuit een pasklaar systeem maar vanuit onze behoeften. Op die manier maakten zij in FileMaker een database op maat, op basis van onze wensen. Wat bijvoorbeeld voor ons van groot belang is, is dat mogelijke deelnemers en BN’ers netjes benaderd worden door de juiste mensen. Het systeem moest dit dus waarborgen.
Ook wilden wij dat alle informatie op één centrale locatie zou worden beheerd, zodat er geen verkeerde informatie circuleert of misverstanden ontstaan over of iemand al gebeld is. Daarnaast wilden we meer koppelingen qua input: bijvoorbeeld dat de gegevens van online formulieren en onze bedrijfssoftware AFAS automatisch in het systeem zouden stromen. Kempen heeft ervoor gezorgd dat al deze wensen in het systeem zijn verwerkt. We zijn dan ook heel tevreden over deze samenwerking!’
-
"Bij Skyhigh TV werken veel medewerkers die de hele dag met persoonlijke gegevens in de weer zijn. Met dit systeem garanderen we de veiligheid van gevoelige informatie"
Mariska Witte
Uitvoerend producent Skyhigh TV
100% AVG-proof
Skyhigh TV heeft een jurist in dienst die intensief bij de ontwikkeling van de software was betrokken. Zij lette erop dat het systeem aan alle AVG-wetgeving zou voldoen.
Softwareontwikkelaar Maarten Huijs van Kempen Automatisering vertelt: ‘Met name de rechtenverdeling binnen het systeem was een belangrijk onderdeel. In overeenstemming met de AVG hebben wij ervoor gezorgd dat de informatie op één locatie gebundeld en versleuteld is, en alleen toegankelijk is voor gerechtigde medewerkers.’
Privacy speelt sowieso een grote rol bij Skyhigh TV.
Uitvoerend Producent Mariska Witte licht toe: ‘We bouwen een vertrouwensband met de deelnemers op, die willen we niet schaden. Bij Skyhigh TV werken veel medewerkers die de hele dag met gegevens in de weer zijn. Het is dan belangrijk dat alleen de medewerkers die aan een programma gekoppeld zijn en bepaalde rechten hebben de persoonlijke gegevens van deelnemers en BN’ers kunnen zien.
Zo voorkomen we dat een stagiair zo maar zijn favoriete artiest kan bellen. Of dat gevoelige informatie van deelnemers bij de verkeerde persoon terecht komt. Daarnaast is het belangrijk dat mensen expliciet toestemming geven voor het gebruik van hun gegevens. Mensen moeten zich kunnen afmelden, of kunnen aangeven dat ze volledig uit ons systeem willen worden verwijderd.’
-
"Ook als we met ogenschijnlijk onmogelijke wensen komen, zegt Kempen nooit: dat kan niet. Als wij iets belangrijk vinden zorgen zij ervoor dat het wordt geregeld"
Mariska Witte
Uitvoerend producent Skyhigh TV
Sneller en beter sorteren
Redacteur Casting & Research Astrid Ottens werkt op dagelijkse basis met het systeem en is lovend over de praktische zoekfuncties. ‘Een nieuw systeem is natuurlijk altijd even wennen, maar de meerwaarde is overduidelijk.
Eerder werkten we in Outlookbestanden of in Excelsheets, waarin je lastig op kenmerken kunt sorteren, zeker op de specifieke kenmerken dit voor ons belangrijk zijn. Het nieuwe systeem is hier speciaal voor ontworpen. Dan zoeken we in de database op bepaalde steekwoorden en hebben we in een mum van tijd een overzicht met potentiële deelnemers voor een programma.
Bovendien is het systeem zo gebouwd dat nieuwe medewerkers het er snel mee aan de slag kunnen, er zit een intuïtieve logica in. Het is bovendien erg overzichtelijk en kun je veel details toevoegen: je kunt bijvoorbeeld per persoon aangeven wie je nog moet bellen. Met dit systeem is de administratie beter op orde.’
Opbouwen database
Een ander belangrijk voordeel van het systeem is dat er een uitgebreide database wordt opgebouwd. Astrid legt uit: ‘We willen uiteindelijk een hele grote database opbouwen van potentiële deelnemers. Voorheen werkten we per project: dan benaderden we een grote groep mensen voor een programma, maar deden we na afloop niets meer met de gegevens van mensen die uiteindelijk niet meededen aan dit specifieke programma. Terwijl ze misschien wel een interessant verhaal hebben, zoals een heel groot gezin of een bijzondere geschiedenis, en in de toekomst wel aan een ander programma willen deelnemen. Nu hebben we een groeiend overzicht van persoonlijke verhalen van deelnemers die we nog een keer mogen bellen. Zo krijgt de database steeds meer waarde!’
Albert merkt op dat er met de komst van deze database ook een behoorlijke automatiseringsslag is gemaakt. ‘De integratie met onze bedrijfssoftware AFAS is erg nuttig: alle gegevens over de omroep en de functies van de medewerkers staan automatisch in de database. Zo voorkomen we fouten in invoer en het scheelt veel werk, zeker bij een bedrijf van ons formaat, waar het komen en gaan is van stagiaires en medewerkers.
Waar we binnenkort ook mee starten is het gebruik van een online inschrijfformulier, dat gekoppeld is aan de centrale omgeving. Als deelnemers dit invullen komen al hun gegevens meteen in het systeem te staan, zodat we meteen een uitgebreid profiel hebben. Als ze aanvinken dat ze interesse hebben in een bepaald programma worden ze ook meteen aan dat programma gekoppeld, de redactie krijgt dan een notificatie. Nu gaat dit veel onhandiger: formulieren komen via de e-mail binnen, vervolgens moeten de gegevens handmatig in onze eigen documenten worden gezet. Tenslotte hebben we nu ook verschillende automatische e-mailfunctionaliteiten: zo kunnen we grote groepen mensen vragen of ze ergens aan mee willen doen, of hun profiel willen updaten. Het systeem weet precies wie een toestemmingsformulier heeft ingediend, dus alleen die mensen worden gemaild. Al met al zijn de processen dus een stuk sneller, geordender en veiliger dan voorheen.’