Plantipp
Meegroeien in de wereld van plantenveredeling.
Customer interview: Plantipp
Sara de Waal, 15 Aug 2021 - Hilversum
Heb je je wel eens afgevraagd hoe een nieuwe plantsoort op de markt komt? Daar komt heel wat aan te pas. Het begint bij een veredelaar, die door plantenrassen te kruisen en eigenschappen aan een plant toe te voegen een nieuwe soort ontwikkelt. Voor deze nieuwe soort vraagt de veredelaar een kwekersrecht aan: het eigendomsrecht van het nieuwe ras. Als de soort gecontroleerd en goedgekeurd is en het kwekersrecht is geregeld, mag de plant gekweekt worden. Kwekers mogen dat echter alleen doen als zij een bedrag afdragen aan de veredelaar, volgens een licentieovereenkomst.
Het bedrijf Plantipp leidt de administratie van deze hele operatie in goede banen, van het aanvragen van kwekersrecht en het controleren van het nieuwe ras, tot het helpen om de planten in de markt te zetten en zorgen dat de royalty’s bij de veredelaars terecht komt. Zoals je begrijpt kunnen ze daar wel wat handige software bij gebruiken.
-
"Wijzigingen in onze database zijn meteen op onze website te zien"
Diantha Slingerland
Plantipp
Een systeem op maat
Diantha Slingerland is opgegroeid in de sierteeltsector en werkt al jaren bij Plantipp. Ze vertelt waarom het bedrijf behoefte had aan nieuwe software: ‘Een jaar of tien jaar geleden zijn we gestart met een FileMakersysteem, ontworpen door een zelfstandige ontwikkelaar. Maar ons bedrijf breidde in de jaren erna behoorlijk uit, terwijl de software grotendeels hetzelfde bleef. We hielden nog veel gegevens bij in Word en Excel, wat veel tijd kostte en niet praktisch was.
Omdat de ontwikkelaar niet de capaciteit had om de software verder uit te bouwen, klopten we bij Kempen Automatisering aan voor een grotere en meer geautomatiseerde database, die beter aansloot op onze werkzaamheden. Wat hierbij meespeelt is dat royalty management een hele specifieke branche is waarbij een hoop verschillende factoren komen kijken. prijs en verbonden royalty’s.’
We zijn de spin in het web tussen wel honderd verschillende veredelaars in allerlei landen, en een nog groter netwerk aan kwekers. We hebben ook honderden rassen in ons beheer, elk met zijn eigen eigenschappen,
Stap voor stap samen verder
Diantha is erg tevreden over het contact met Kempen Automatisering: ‘De samenwerking bevalt heel goed: het zijn lekker korte lijnen. Dat is fijn, want we zijn nog volop in ontwikkeling. We willen het systeem telkens weer een beetje verder uitbouwen: in kleine stapjes automatiseren we de processen.
De eerste stap was het overzetten van de database. Daarna heeft Kempen het portal voor de kwekers gebouwd, en nu is de facturatiemodule in de afrondende fase. Dat zijn de grote stappen. Ondertussen hebben we echter ook een abonnement voor kleine aanpassingen, de puntjes op de i. Bijvoorbeeld een extra veld dat moet worden toegevoegd, of een koppeling die we willen laten leggen. Als ik voor zoiets aanklop zijn de ontwikkelaars goed bereikbaar, en als ze er even niet zijn word ik snel teruggebeld of -gemaild.’
Internationaal georienteerd
Middels CloudFlare CDN word er maandelijks +/- 1 TB traffic wereldwijd geserveerd.
Performance geoptimaliseerd
Internationale < 400ms (lage) laadtijden voor betere SEO ranking en betere gebruikers ervaring.
1000'en contract gegenereerd jaarlijks
Door te integreren met word templates worden eenvoudig contracten gevuld met dynamische CRM data.
Miljoenen product data punten
Alle PIM / Product data informatie punten overzichtelijk opgeslagen op één centrale plek.
Online customer portal
Data word zoveel mogelijk door klanten zelf aangeleverd & inzichtelijk gemaakt om handmatige acties & fouten te voorkomen.
-
"We kunnen nu automatisch facturen genereren en met een klik op de knop een herinnering sturen."
Diantha Slingerland
Plantipp
Altijd up-to-date
‘Met het nieuwe systeem kunnen we heel makkelijk alle lijsten bijhouden,’ vertelt Diantha. ‘Alle details per veredelaar, kweker en plantenras zitten overzichtelijk in het systeem, inclusief foto’s. Dat is om verschillende redenen belangrijk. Ten eerste kunnen we door middel van de zoekfunctie nu snel zien voor welke planten een vermeerderaar licenties heeft, en wie er nog meer een licentie voor die plantensoort hebben. Zo weten de veredelaars wie ze wel en wie ze geen licentiekosten moeten berekenen
Ook zien we welke planten nog in de testfase zijn, en of er iets omgezet kan worden naar een licentie. Het kan ook dat een plantenras niet doorgaat. Dan moeten we makkelijk een overzicht kunnen uitdraaien bij wie alle exemplaren van dat ras staan, want de veredelaar wil dan dat alle planten van die soort worden vernietigd.
Er is bovendien een koppeling tussen de database en onze website. Op de site kun je alle informatie vinden over welke plantenrassen er zijn en bij welke kwekers je die kunt kopen. Als er iets wordt gewijzigd in de database, zie je dat ook meteen online! We horen van kwekers dat hun klanten regelmatig op die manier bij hen terecht komen.’
Makkelijk in gebruik
Een van de andere grote voordelen van de FileMaker database is dat het zo gebruiksvriendelijk is, volgens Diantha. ‘Mijn collega’s hebben weinig uitleg nodig gehad om ermee te kunnen werken, ondanks dat niet iedereen even handig is met computersystemen. De interface van de database die Kempen voor ons heeft ontworpen is bovendien mooi en praktisch vormgegeven. Wij kwamen uit een omgeving die eruit zag als DOS; dan werkt dit een stuk prettiger!’
Niet alleen de medewerkers van Plantipp werken met het systeem, ook de kwekers hebben hun eigen portal. ‘Kwekers kunnen inloggen in hun eigen omgeving, waarin kunnen ze aangeven hoeveel planten ze verkocht hebben – en dus hoeveel ze moeten afdragen aan royalty’s. Deze gegevens worden automatisch doorgezet in ons eigen systeem.
We merken dat die portal erg klantvriendelijk is, want de kwekers geven de aantallen veel sneller door dan vroeger. Zij kunnen niet in onze volledige database kijken, maar zien alleen zaken die relevant zijn voor hun contract. Binnen Plantipp hebben we ook een onderscheid wie wat kan doen in het systeem: slechts een klein groepje mensen kan wijzigingen aanbrengen in de database, de rest van de medewerkers kan de database alleen raadplegen.’
-
"De samenwerking bevalt heel goed: het zijn lekker korte lijnen. Dat is fijn, want we zijn nog volop in ontwikkeling. We willen het systeem telkens weer een beetje verder uitbouwen: in kleine stapjes automatiseren we de processen."
Diantha Slingerland
Plantipp
Snel factureren in de juiste taal
Een module die binnenkort aan het systeem toegevoegd wordt is halfautomatische facturatie. Dat is tot nu toe namelijk vrij bewerkelijk, omdat alle kwekers handmatig worden gefactureerd. Diantha vertelt: ‘We hebben dus al een portal waarin de kwekers aangeven hoeveel planten ze hebben verkocht. Als tijdelijke optie zetten we die aantallen nu in Excel, om zo te berekenen wat zij moeten afdragen en dat te verwerken in een factuur. Maar dit is niet erg efficiënt.
Met de nieuwe module kunnen we straks automatisch facturen genereren op basis van de aantallen. Ook kun je na een bepaalde tijd met een klik op de knop een herinnering sturen naar wie nog niet heeft betaald. Wat ook handig is, is dat die mail automatisch in de juiste taal is. De contracten met kwekers kunnen we trouwens ook in verschillende talen generen, rechtstreeks in het systeem. Dat is een functie die we al langer hebben. Wel zo fijn, want we hebben klanten over de hele wereld!’
