Ctrl-Print: onderscheidend door snelheid en inzicht.
In een mum van tijd voor alle klanten inzicht in de beste printwerkdeal op basis van talloze variabelen.
Klant interview: Ctrl-Print
Sara de Waal, 11 Oktober 2021 - Hilversum
Onno Thijssen heeft al meer dan dertig jaar ervaring in de drukkerijwereld. Dankzij het systeem ctrl-Print dat Kempen Automatisering in FileMaker ontwikkelde voor zijn bedrijf Onno & Partners, kan hij zijn kennis en netwerk koppelen aan een al even zo grote database.
In een mum van tijd kan hij zijn klanten, veelal uitgeverijen en grote retailbedrijven, inzicht geven in de beste printwerkdeal op basis van talloze variabelen.
-
"Dit is een uniek systeem dat recht doet aan onze unieke dienstverlening"
Onno Thijssen
Founder & Director ctrl-Print
Pers, papier en transport
Onno legt uit welke drie componenten de basis vormen voor de database. ‘Ten eerste bevat het systeem alle gerenommeerde Europese drukkerijen met alle rotatiepersen. Dat zijn volumepersen die grote oplages draaien, zoals magazines en folders voor supermarkten en bouwmarkten. Dit zijn honderden drukkerijen, van Polen tot Engeland en van Spanje tot Denemarken.
Van iedere drukkerij zijn de specificaties zichtbaar: wat voor papiersoorten kunnen de persen aan, wat zijn de exacte specificaties per machine, welke formaten, hoe snel kunnen ze drukken, wat zijn de uurkosten per machine. Zo zijn er per machine heel veel details. Ten tweede vind je in het systeem alle beschikbare papiersoorten, te sorteren op allerlei parameters zoals gewicht, witheid en gladheid. Zo zijn er duizenden unieke papiersoorten. ’
Tenslotte zit er in ctrl-Print ook een transportmatrix waarin je logistieke opties kunt opzoeken, kriskras door Europa. Bijvoorbeeld: wat is de beste keus als ik een pallet folders van München naar Utrecht wil vervoeren?
-
"Onze klanten zijn onder de indruk van hoe snel en accuraat wij offertes kunnen bieden "
Onno Thijssen
Founder & Director ctrl-Print
Slimme calculator
Op basis van deze gegevens maakt het systeem een berekening. Als een grote supermarkt bijvoorbeeld drie miljoen folders van 24 pagina’s op een bepaalde grootte en papiersoort wil, kun je dat invoeren in het systeem. Het systeem rekent razendsnel alle opties uit en komt met een shortlist van beste aanbieders. Onno vertelt: ‘De calculatorfunctie maakt een berekening op basis van alle factoren. Je kunt makkelijk inzien wat de invloed van elk element op de prijs is: wat zijn de papierkosten, de drukkosten en de transportkosten? Vervolgens kun je filteren en aangeven dat je bijvoorbeeld alleen aanbieders in een bepaalde regio wilt zien, of alleen geselecteerde preferred suppliers
Het systeem geeft bovendien ook een indicatie van de kredietwaardigheid, productkwaliteit en leverbetrouwbaarheid van bedrijven. Daarnaast kun je het systeem om alternatieven vragen: stel, het formaat van het drukwerk mag een paar millimeter afwijken. Kan het dan veel goedkoper worden geproduceerd? Dit soort details zijn van grote waarde, zeker omdat wij met grote oplages werken. Wij kunnen vervolgens één of meerdere opties aanvinken, en het systeem vertaalt het dan direct in een offerte voor de klant. We kunnen hierbij kiezen uit drie talen, en er is ook een valutakoppeling, verbonden met de huidige dagkoers. Zo kunnen we in een mum van tijd een offerte sturen met de juiste specificaties, de juiste prijzen en in de juiste taal.’
Tijdswinst
‘Zoals je je kunt voorstellen scheelt dit allemaal een hoop tijd. De klanten waar we mee werken zijn onder de indruk van hoe snel en hoe accuraat wij offertes kunnen aanmaken. Zonder dit systeem moesten we handmatig aanvragen doen bij drukkerijen waarvan we dachten dat deze geschikt waren. Vervolgens kwamen er offertes binnen, die je moest controleren en in Excelsheets moest zetten. Een hele hoop uitzoekwerk, waarvoor je bovendien aardig wat kennis en ervaring moet hebben.
Ik zit al lang in het vak en kan wel aardig inschatten welke opdracht bij welk bedrijf past, maar steeds minder mensen hebben die kennis. Je wilt geen aanvraag doen bij een bedrijf dat niet echt geschikt is, en een drukkerij zelf heeft daar ook weinig aan. Ondanks alles wat het systeem in kaart brengt komt er natuurlijk nog steeds wel menselijk inzicht bij kijken: als een bestelling bij de ene drukkerij 100.000 euro kost, en bij een andere 150.000 euro, is het interessant om te kijken waar dat verschil in zit.’
Aanbestedingen en advies
‘We kunnen drukkerijen trouwens nog steeds om offertes vragen voor een aanbesteding, maar dit gaat nu veel sneller en makkelijker dan vroeger. Wij maken een request for quotation (RFQ) aan, waarna bedrijven een link toegestuurd krijgen. Via die link kunnen zij een offerte indienen. Als zij dit doen zien wij deze offertes vanzelf op ons dashboard verschijnen, in volgorde van de goedkoopste tot de duurste aanbieder. Ook kunnen wij meteen zien waar het prijsverschil aan ligt: drukkosten, papierkosten, of transportkosten?
Vervolgens kunnen we snel een analyse maken van de beste opties voor een klant. Naast het uitvoeren van orders gebruiken we dit systeem ook om grote bedrijven te adviseren over hoe ze hun inkoop zelf het beste kunnen organiseren. We gaan dan met een bedrijf aan tafel en kunnen vaak al binnen een kwartier laten zien: je betaalt nu zo veel miljoen, maar wij kunnen een besparing van zo veel procent realiseren. De webapplicatie is overzichtelijk en kunnen we ter plekke laten zien op een iPad. Ook hebben we via het systeem inzicht over de trends van de afgelopen jaren, bijvoorbeeld veranderingen op gebied van papierprijs. Zo kunnen bedrijven een weloverwogen keuze maken.’
Compleet nieuw systeem
Onno is heel tevreden over zijn keuze om met Kempen Automatisering in zee te gaan. ‘We hadden eerst iemand die een begin van een database in FileMaker had gemaakt, maar onze data werden zó uitgebreid en complex dat het al snel te omvangrijk werd om zelf uit te voeren.
We zijn toen op zoek gegaan naar een partij met veel ervaring met FileMaker, en kwamen zo bij Kempen uit. Ontwikkelaar Christiaan Bakker en zijn team hebben toen een compleet nieuw systeem gebouwd, waarin stap voor stap al onze wensen verwerkt zijn. Het systeem is uitvoerig getest, zodat we zeker wisten dat het doet wat het moet doen. Het is een groot voordeel dat FileMaker een systeem is dat écht op maat is te maken. Wij zijn een bedrijf met een unieke service, daarbij past geen standaard software!’
