More Color
Creatieve software voor een creatief bedrijf.
Één centraal systeem waarin de juiste klantgegevens,
producten, prijzen, offertes en orders overzichtelijk zijn voor iedereen.
Customer interview: More Color
Sara de Waal, 15 Juni 2021 - Hilversum
Voor More Color, een textieldrukker in Amsterdam, heeft Kempen Automatisering een centrale database gemaakt op basis van FileMaker. More Color is een bedrijf dat alle soorten textiel drukt, in verschillende oplages.
Het assortiment bestaat uit duizenden artikelen, van shirts tot rompertjes, en er is bijna geen bewerking die het bedrijf niet kan uitvoeren op de producten. Denk bijvoorbeeld aan het borduren van een logo, het drukken van een afbeelding, of een glow-in-the-dark- of glitterprint. Een gedetailleerde business, waarvoor standaard software niet bleek te voldoen.
-
"FileMaker is inderdaad ideaal voor een creatief bedrijf dat continu in beweging is, zoals More Color, vanwege het grote aantal mogelijkheden binnen de modules. Ook kunnen wij het systeem telkens verfijnen en aanpassen, zodat het kan meegroeien met het bedrijf."
Maarten Huijs
Partner & Engineer
Kempen Automatisering
Snel offertes op maat
Mirjam Celie, eigenaar van More Color, vertelt met welke vraag zij bij Kempen Automatisering aanklopte: ‘We waren op zoek naar een centraal systeem waarin de juiste klantgegevens, producten, prijzen, offertes en orders overzichtelijk zouden zijn voor iedereen binnen het bedrijf. Het belangrijkste hierbij was het offertesysteem, waarin we nu op maat gemaakte offertes kunnen maken voor al onze verschillende artikelen.
Dat lijkt misschien simpel, maar door de vele details die je kunt invoeren is het voor software complex. We hebben al verschillende andere systemen geprobeerd, maar we liepen er telkens tegenaan dat ófwel de software niet precies deed wat het moest doen, óf dat het erg duur werd om te ontwikkelen.
Als een polo in bordeauxrood niet in maat 3XL te leveren is maar dezelfde polo in het marineblauw wel, moet dat direct zichtbaar zijn. Ook hebben babyrompertjes bijvoorbeeld een hele andere maatvoering dan kleding voor volwassenen. Dankzij Kempen hebben we nu een onderliggende database die altijd compleet en up-to-date is, en die in verbinding staat met de andere modules.’
-
"Nu zijn niet alleen de modules offertes en facturen met elkaar verbonden, maar kunnen we ook alles direct uit het systeem mailen omdat het ook aan Outlook is gekoppeld. "
Mirjam Celie
Eigenaar & MoreColor
Van overtypen naar overzichtelijke planning
Hoe maakte More Color dan eerst offertes? ‘We hadden eerst een oud Amerikaans offertesysteem,’ legt Mirjam uit. ‘Toen we net met ons bedrijf begonnen voldeed dat wel, maar naarmate we uitbreidden liepen we steeds vaker tegen de beperkingen aan. Ook werd de software op een gegeven moment niet meer ondersteund.
Al met al waren we steeds meer tijd kwijt met omwegen en handmatige berekeningen van alle details van een offerte. Bovendien was er geen koppeling tussen de offertes en de facturen, waardoor we letterlijk alles in een ander systeem moesten overtypen. Daar moet je maar net tijd voor hebben, dus zo loop je als bedrijf al snel achter.
Nu zijn niet alleen de modules offertes en facturen met elkaar verbonden, maar kunnen we ook alles direct uit het systeem mailen omdat het ook aan Outlook is gekoppeld. Er is bovendien ook een koppeling tussen de facturen en onze boekhouding, en de boekhouding staat weer in verbinding met de bank. Alleen de terugkoppeling van de bank moeten we nog regelen, zodat we ook automatisch zien of een factuur is betaald.’
Nadat een offerte akkoord is, gebeurt er nog van alles in het systeem. ‘In de ordermodule maken we een order in het systeem aan, waarin alle afspraken met de klant staan. Welk textiel we bij leveranciers bestellen, welke bewerkingen we op die producten uitvoeren, en wanneer de order klaar moet zijn. Vervolgens worden deze afspraken omgezet in de productieplanning. Wanneer moet wat gebeuren? Uiteindelijk bestaat het productieproces uit veel kleine stapjes, waarin regelmatig nog iets verandert. Een klant kan maandag 1000 t-shirts bestellen, dan dinsdag bellen dat het er 1200 moeten worden, en dan woensdag toch laten weten dat het er 1100 moeten zijn. Het is dan belangrijk dat medewerkers al deze ontwikkelingen kunnen zien en de actuele gegevens paraat hebben, om misverstanden te voorkomen. We werken met strakke deadlines die gehaald moeten worden.’
Betrokken en vertrouwd
Waarom heeft Mirjam eigenlijk voor Kempen Automatisering gekozen? ‘We waren al langer op zoek naar een softwaresysteem dat flexibeler was en beter op maat te maken was dan de standaardsystemen die we tot nu toe hadden gezien. Mijn man wist al van de potentie van FileMaker, en zo kwamen we terecht bij Kempen Automatisering.’
Mirjam kwam in contact met Maarten Huijs, partner en engineer bij Kempen. Maarten legt uit: ‘FileMaker is inderdaad ideaal voor een creatief bedrijf dat continu in beweging is, zoals More Color, vanwege het grote aantal mogelijkheden binnen de modules. Ook kunnen wij het systeem telkens verfijnen en aanpassen, zodat het kan meegroeien met het bedrijf.’
Mirjam nam een uitgebreide wensenlijst mee naar Maarten, en ze voerden verschillende lange gesprekken om te kijken of het een match was. Ze vertelt over het contact: ‘Maarten nam echt de tijd om ons te leren kennen, en kwam ook langs om een gevoel te krijgen bij ons bedrijf. Het voelde goed en vertrouwd, dus lieten we een functioneel ontwerp maken, om een idee te krijgen van wat Kempen kon ontwerpen. Zo’n ontwerp is een investering, maar relatief gezien is het een bescheiden uitgave - zeker als je het vergelijkt met de prijzen voor zo’n ontwerp van andere softwareontwikkelaars waarmee we contact hadden!
Daarna volgde een uitgebreid traject waarbij telkens een stap werd gezet en wij feedback konden geven. Inmiddels werken we al een paar jaar met het systeem, en ik ervaar de service als heel prettig en persoonlijk: als er een probleem is staan ze direct voor me klaar. Laatst belde Maarten omdat hij had gezien dat er een stroomstoring bij ons was, gewoon om te kijken hoe het ging en of er iets was wat hij kon doen. Dát is betrokkenheid!‘
