Hoenderdos
Het mooie van software is dat het ingewikkelde processen simpel kan maken. En dat is precies wat Michel Hoenderdos van Hoenderdos Constructie & RVS zocht.
Customer interview: Hoenderdos
Sara de Waal, 15 november 2021 - Hilversum, The Netherlands
‘Het mooie van software is dat het ingewikkelde processen simpel kan maken. En dat is precies wat Michel Hoenderdos van Hoenderdos Constructie & RVS zocht: een manier om de registratieprocessen binnen zijn bedrijf te versimpelen en versoepelen’
Als eigenaar is het voor hem belangrijk om bij te houden waar zijn werknemers mee bezig zijn, wanneer ze ermee bezig zijn, en hoeveel tijd en materiaal dat kost. Niet alleen om zicht te hebben op de voortgang van projecten, maar ook om een goede berekening van de verloning te kunnen maken. Dus: dat hebben wij geregeld. In nauw overleg met Hoenderdos ontwikkelden wij een geautomatiseerd systeem voor de registratie van al hun projecten, inclusief nauwkeurige urenregistratie. Michel is enthousiast: ‘We zijn er heel blij mee: de administratie loopt nu op rolletjes!’
-
"Software moet zich aanpassen aan het bedrijf, met het FileMaker platform kunnen we een pakket apps op maat maken die we kunnen laten meegroeien met de wensen van de klant, dat is essentieel."
Maarten Huijs
Product Hoenderdos & Partner
Kempen Automatisering
Hoenderdos Constructie
Even over het bedrijf: wat maakt Hoenderdos eigenlijk? ‘Wij maken alles!’ is de slogan van Hoenderdos Constructie & RVS Machinebouw.
En inderdaad: een kijkje op de website laat zien dat het bedrijf van Michel Hoenderdos onder andere trappen, tafels, keukens, hekken, kozijnen en natuurlijk machines maakt. Ze maken hele productielijnen voor grote klanten zoals Duyvis of Coca Cola, maar leveren bijvoorbeeld ook hekwerk voor particulieren.
In Zwaanshoek is de werkplaats, waar de constructies worden gefabriceerd, vaak in delen. Die delen gaan vervolgens naar de klant, waar de constructie ter plekke wordt afgemonteerd.
-
"Het administratieproces loopt nu soepel en de facturen kunnen snel de deur uit!"
Jacqueline Mosterd-Borreman
Hoenderdos Constructie & RVS
Uren en verloning
Wat de urenregistratie en -verloning in deze branche zo complex maakt, is dat de cao Metaalbewerkingsbedrijf een vrij uitgebreide set regels heeft over werktijden en toeslagen.
Zo is er een verschillende verloning voor bijvoorbeeld gemaakte uren ’s avonds, in het weekend, overwerk, enzovoorts. Uiteraard is het belangrijk dat die verloning correct wordt uitgevoerd. Maar: om een handig systeem te vinden om die uren bij te houden, bleek nog niet zo eenvoudig.
Jacqueline Mosterd-Borreman, verantwoordelijk voor de administratie binnen Hoenderdos, vertelt: ‘Er is nog geen goed standaard registratiesysteem voor metaalbewerkingsbedrijven. We hebben een systeem voor urenregistratie geprobeerd, maar dat voldeed niet aan de eisen en maakte geen goede berekening: uren laten uitbetalen volgens verschillende tarieven was niet mogelijk.
Hierdoor moest ik telkens van alles handmatig aanpassen, wat ook niet makkelijk ging. Ook konden we de uren niet goed aan onze projecten koppelen, waardoor het lastig was om de voortgang van de projecten te monitoren. Op deze manier verliep de afhandeling van projecten stroperig en bleven er facturen liggen.’
Maatwerk voor het Metaalbewerkingsbedrijf
Gelukkig wist Jacqueline een oplossing: FileMaker! Het bedrijf van haar man maakte namelijk al dankbaar gebruik van dit unieke softwaresysteem. ‘ Ik wist dat daar wél veel mogelijk was, en dat het ideaal was voor situaties die om maatwerk vroegen, zoals bij ons.
Daarom heb ik voorgesteld om Kempen te benaderen, de specialist op dit gebied.’ Softwareontwikkelaar Maarten Huijs van Kempen Automatisering legt uit wat zijn team precies heeft gedaan. ‘We hebben verschillende gesprekken met Hoenderdos gehad om precies in kaart te brengen hoe zij werken, en hoe wij hun werk zo makkelijk mogelijk kunnen maken.
Aan de hand hiervan hebben we vijf onderdelen geautomatiseerd en aan elkaar gekoppeld: uren, materialen, projecten, facturen en klantgegevens. Het meeste maatwerk zit in de urenregistratie, dit is het eerste softwaresysteem dat precies aansluit bij de cao voor het Metaalbewerkingsbedrijf.’
-
"Standaard software past altijd nét niet bij de processen binnen een bedrijf. In FileMaker is bijna alles mogelijk!"
Jacqueline Mosterd-Borreman
Hoenderdos Constructie & RVS
Urenregistratie tussen vonken en zwaar metaal
De urenregistratie in het systeem moest zo gebruiksvriendelijk mogelijk zijn, omdat de werknemers de uren ter plekke in de werkplaats invoeren. Maarten: ‘Het invullen van uren als de vonken om je oren vliegen is toch anders dan als je rustig aan je bureau zit. Daarom hebben we een overzichtelijk programma gemaakt met grote knoppen en veel contrast. Het invullen van gewerkte tijd op een bepaald project is een snelle, simpele handeling.’
Jacqueline beaamt: ‘Het registreren gaat soepel! Natuurlijk was het wel even wennen voor de oudere werknemers, maar het invoeren van dit systeem heeft geen problemen opgeleverd. De duidelijkheid maakt een groot verschil. Wij maken per project een projectnummer aan. In de werkplaats hangt een iPad, hierop hoeven de werknemers alleen maar bij het juiste project hun start- en eindtijd en de gebruikte materialen in te voeren.
Als onderdelen ter plekke bij de klant moeten worden afgemonteerd, voeren ze daar de gegevens in op hun telefoon, want Kempen heeft ook een mobiele interface gemaakt. Als het project klaar is sluiten de werknemers het af in het systeem. Mocht er toch iets moeten worden aangepast kan ik dat heel eenvoudig doen. Vervolgens kan ik een calculatieblad aanmaken, waarop alle kosten zijn berekend. De facturen kunnen nu snel de deur uit: heel fijn!’
Combinatie van logica en inlevingsvermogen
De samenwerking met Kempen Automatisering bevalt Hoenderdos uitermate goed. ‘Ten eerste is FileMaker gewoon een ideaal systeem: eigenlijk is bijna alles erin mogelijk.
Totaal anders dan standaard softwaresystemen, die nooit helemaal goed zijn. Ze passen altijd nét niet bij de processen binnen een bedrijf. Maar buiten het systeem, zijn de ontwikkelaars van Kempen Automatisering gewoon heel goed in hun werk,’ legt Jacqueline uit.
‘Wat ik zo prettig vind is dat ze echt met je meedenken, en zich voorstellen hoe het is om in jouw bedrijf met het systeem te werken.‘ Ter illustratie: ik wilde een aantal lijstjes met data in het systeem hebben. Zij bedachten toen echter: ‘Als je nou die en die gegevens combineert, heb je maar één lijst nodig in plaats van meerdere.’ Die combinatie van logica en inlevingsvermogen is bij hen altijd aanwezig.’
