Hoe wij voor ESPN het spel overzichtelijk maken
'Simpel spelen is het mooist', zei Johan Cruijff al.
Eigenlijk geldt dit ook voor software: de beste software
doet wat het moet doen en is snel en overzichtelijk.
Klantinterview: ESPN (Fox Sports)
Sara de Waal, 20 april 2021 - Hilversum
‘Simpel spelen is het mooist’, zei Johan Cruijff al. Eigenlijk geldt dit ook voor software: de beste software doet wat het moet doen en is snel en overzichtelijk.
Zonder onnodige poespas. En dat was precies waar ESPN (Entertainment and Sports Programming Network) vier jaar geleden, toen het sportkanaal nog FOX Sports heette, naar op zoek was. Wat ESPN nodig had was een systeem waarin je makkelijk een interface kan maken voor alle medewerkers, waarbij alle benodigde informatie met een klik op de knop in beeld komt.
-
"De software moet zich aan het bedrijf aanpassen, niet het bedrijf aan de software."
Willem-Jan Kempen
Product Owner ESPN & Founding Partner
Kempen Automatisering
Verstopte mailboxen en misverstanden
‘Tot halverwege 2017 gebruikten wij talloze Excelsheets voor het delen van informatie: een losse sheet voor de roosters, een apart document voor satellietverbindingen, een los mailtje met uitzendinstructies, dat werd een grote chaos,’ vertelt Vincent Burgers, Broadcast Operations & Facility Manager Sports bij ESPN.
'Al die bestanden zorgden bij veel mensen voor een verstopte mailbox, een gebrek aan overzicht en het circuleren van verkeerde versies van roosters. Ook konden mensen niet snel zien waar ze moesten zijn, zonder allerlei mailtjes en mapjes te openen.'
'Wij runnen een 24/7-operatie en televisie wacht niet, dus het is essentieel dat je je informatie op orde hebt. Je hebt geen tijd om je mailbox door te spitten of te zoeken waar dat blaadje met instructies ligt. Wat wij zochten was één overkoepelend systeem waarmee iedereen toegang heeft tot de juiste, actuele informatie. Ik hoorde dat FileMaker hiervoor een handig platform voor was, daarom ging ik online op zoek naar een softwareontwikkelaar gespecialiseerd in FileMaker. Kempen Automatisering verscheen helemaal bovenaan de lijst. Het bedrijf sprak ons aan, dus hebben wij hen uitgenodigd voor een gesprek.’
-
"De meegroeimogelijkheid bleek van grote meerwaarde bleek voor ESPN"
Vincent Burgers
Broadcast Operations & Facility Manager Sports bij ESPN.
Software moet zich aanpassen aan het bedrijf
Waarom Kempen Automatisering zich heeft gespecialiseerd in FileMaker? ‘Met dit platform kunnen wij een pakket van apps op maat maken, dat we kunnen laten meegroeien met de wensen van de klant,’ legt oprichter Willem-Jan Kempen uit. ‘Dat is essentieel.
Wij vinden namelijk: de software moet zich aan het bedrijf aanpassen, niet het bedrijf aan de software.’ De meegroeimogelijkheid bleek van grote meerwaarde voor ESPN. Vincent legt uit: ‘Vier jaar geleden was onze wens om simpelweg een overzichtelijke planning te kunnen maken voor eindregisseurs, dus die module heeft Kempen toen voor ons gebouwd. Met de jaren kregen we echter aanvullende wensen, zoals de modules Verbindingen, Broadcast Reports, Incidents Reports en Daily Info.
Zo is het kleine systeem langzaam uitgerold tot een groot systeem waarin alle apps aan elkaar gekoppeld zijn.’ Robert van Heusden, Projectcoördinator bij ESPN, schetst hoe dit in de praktijk werkt: ‘Als één van onze Operators op een Eredivisiedienst staat, is alle informatie gekoppeld beschikbaar, van rapporten tot handleidingen, satellietgegevens, telefoonnummers en e-mailadressen. Bij incidenten kan hij weer een andere module gebruiken, waarmee hij een rapport aanmaakt. Wij ontvangen drie keer per dag de algemene rapporten over de uitzendingen van de afgelopen 8 uur.’
Soepele en snelle dienstverlening
In 2017 startte ESPN met één FileMakerportal voor de eindregie van ESPN (destijds FOX Sports) in Hilversum. Een half jaar geleden kwam daar een tweede portal bij voor het ESPN-kantoor in Amsterdam, het portal voor de zogeheten Talents: de stemmen en gezichten op televisie. ‘Dit nieuwe portal gebruiken de planners en field producers voor het inplannen van onze presentatoren, commentatoren en analisten, zoals Hélène Hendriks, Toine van Peperstraten of Ronald de Boer,’ vertelt Robert.
'Zij kunnen zelf via de webapplicatie van dit portal kijken wanneer zij waar moeten zijn. Zoals bij alle software kan er wel eens iets misgaan. Onlangs bleven de namen van de mensen die al verwijderd waren in het rooster ‘hangen’. Geen ramp, maar andersom: stel dat er een regisseur niet verschijnt die er wel had moeten zijn: dan zouden de consequenties groot zijn. Maar Kempen heeft het probleem gelukkig razendsnel verholpen. Omdat de show altijd door moet gaan hebben wij een excellente service-overeenkomst met Kempen: als er iets niet werkt wordt het direct diezelfde dag nog opgelost.'
'Daarnaast hebben wij een abonnement voor het doorontwikkelen van onze software, zodat de apps altijd op onze actuele wensen blijven aansluiten. Dat gaat top: als wij iets vragen kan het vaak de volgende week al geregeld zijn. Dat is bij andere ontwikkelaars vaak wel anders. Het contact met Willem-Jan is sowieso heel prettig en soepel, we hebben intensief contact en hij neemt de tijd om met je mee te denken. Een prima keuze dus, voor een dynamisch bedrijf als dat van ons!'
