De Suite
Een slim systeem voor vakwerk op maat
" Wij werken met zo veel details dat een koppeling tussen onze database,
agenda’s, orders, inkoop en productieprocessen essentieel is."
Customer interview: De Suite
Sara de Waal, 12 Augustus 2021 - Hilversum
De Suite maakt en verkoopt volledig op maat gemaakte bedden. Daarnaast kun je bij dit bedrijf ook terecht voor een complete slaapkamerinrichting, van bed-ombouw tot slaapkamerkasten. De Suite is gespecialiseerd in het maken van gepersonaliseerde elektrische hoog-laag bedden. Door zelf te produceren hebben ze de kwaliteit zelf in de hand en kunnen ze goed inspelen op de persoonlijke wensen van klanten.
Rutger Hofman is één van de drie zoons van eigenaar Wim Hofman, die alle drie in de zaak werken. Rutger begon op zijn zestiende in het vak, met beitels slijpen. ‘Er is veel gebeurd in de twintig jaar die inmiddels zijn verstreken,’ vertelt hij. ‘ Van origine zijn we beddenmakers, we maken precies de matrassen en bedden die mensen nodig hebben. Later zijn er kasten en interieurbouw bijgekomen, en zijn we ons gaan ontwikkelen als slaapkamerspecialist.
Inmiddels werken bij De Suite zo’n twintig medewerkers die verschillende taken onderling verdelen: tekenen en ontwerpen (iets wat Rutger zelf ook doet), het maken van de meubels, stofferen, en natuurlijk het adviseren van klanten over de beste keuzes voor hun persoonlijke situatie.’
-
"Wij werken met zo veel details dat een koppeling tussen onze database, agenda’s, orders, inkoop en productieprocessen essentieel is. We zouden echt niet meer zonder dit systeem kunnen!"
Rutger Hofman
De Suite
Complexer dan een keuken samenstellen
"Doordat we niet werken met een standaard maar alles precies op maat maken, komen er bij het ontwerpen van een slaapkamer ontzettend veel details kijken,’ legt Rutger uit.
‘Dat gaat verder dan de meeste keukens! Allereerst hebben we al een bijzondere en uitgebreide stoffencollectie waaruit de mensen kunnen kiezen. Dan moet je nog een keuze maken in de afmetingen van het bed, de elektra, de nachtkastjes, de houtsoort, en zo verder."
"Je kunt je voorstellen dat het een uitdaging is om op een soepele manier al die details vervolgens om te zetten in een order en vervolgens de inkoop en de productie soepel en overzichtelijk te laten verlopen. We werkten met allerlei productlijsten en Excelsheets en schreven soms zelfs letterlijk met de hand dingen over: een foutgevoelig systeem. Vervolgens kreeg de klant een brief, die ook weer apart werd aangemaakt. Er waren op die manier eigenlijk drie schijven waarop er iets fout kon gaan."
-
"Er is geen andere databasesoftware met zo veel ruimte voor details.
Dat maakt FileMaker ideaal voor het samenstellen van producten op maat!"Christiaan Bakker
Partner en Lead FileMaker Developer
Beter, sneller, meer
"Een jaar of tien geleden dacht ik: dit moet beter. Via een grafisch ontwerper hoorde ik van FileMaker. Het klonk als een perfect systeem om onze verschillende processen te koppelen. Kempen Automatisering stond toen al bekend als één van de premium FileMaker producenten. Er waren nog één of twee andere bedrijven, maar het kleinschalige en persoonlijke van Kempen sprak mij erg aan, dus gingen wij met hen in zee."
"Kempen heeft een uniek en op maat gemaakt softwarepakket voor ons ontwikkeld. We begonnen met de basis: de koppeling tussen de tekeningen, de orders en de inkoop van materialen. In de loop van de jaren is dat pakket steeds verder uitgebreid, naarmate ons bedrijf groeide.
De groei van het bedrijf is in stapjes gegaan. Ieder jaar kloppen we met plezier bij van Kempen aan met nieuwe wensen om het geheel verder te ontwikkelen en waar nodig verbeteringen in te passen. Zo lopen onze processen steeds beter en sneller en kunnen we de klant steeds meer bieden."
Ideaal voor Apple
"Ik weet dat FileMaker ook compatibel is met Microsoft, maar het werkt echt super met Apple. Onze Apple-server valt nooit uit en de modules sluiten allemaal soepel op elkaar aan. Wat bijvoorbeeld handig is, is de koppeling met iCalendar, want we hebben veel verschillende afdelingen en planningen die op elkaar afgestemd moeten worden. We moeten rekening houden met dingen als inkoopmomenten, levertijden en productietijden. Doordat onze kalenders nu zijn gekoppeld in een centraal systeem kan iedereen in één oogopslag zien wat de status van een order is en wat voor afspraken er vandaag zijn."
" In FileMaker was het mogelijk om een uniek softwarepakket te laten maken dat speciaal voor ons is geschreven. Wat ook ingebouwd gaat worden is bijvoorbeeld een module met leveringsverslagen. Wij werken namelijk steeds vaker met medische artikelen, waarbij het belangrijk is dat de klant alle informatie heeft gekregen die nodig is. Dit kunnen we dan puntsgewijs afvinken in de app. Ook kun je andere details invoeren; of er bijvoorbeeld nog een restbetaling is. "
Slimme modules
"Ook het documentbeheer van onze Autocadtekeningen is een belangrijke functie. De tekeningen staan op één centrale plek en zijn gekoppeld aan een order. Om te voorkomen dat verschillende mensen tegelijk veranderingen aanbrengen in het document, is er een check-in check-out systeem ingebouwd. Net als in een bibliotheek leen je het bestand als het ware uit, zodat je er in kan werken. Niemand anders kan er dan iets in doen, want het is immers ‘uitgeleend’. Het is belangrijk dat dit goed loopt, want mensen zijn visueel ingesteld en hechten veel waarde aan een tekening."
"Deze tekeningen in FileMaker zijn vervolgens weer gekoppeld aan de CNC-machine die we sinds vorig jaar hebben. Door middel van deze koppeling boort de machine precies op de juiste plekken gaatjes in planken, op de plekken die jij getekend hebt. Voorheen moesten we eerst alle gaatjes op de planken intekenen en vervolgens de gaatjes met de handboormachine boren. Hierdoor nam het productieproces natuurlijk meer tijd in beslag. Nu leg je het in de machine en ben je klaar!"