Bookies Hair Supplies
Met dit datasysteem kunnen wij zo goed mogelijk tegemoet komen aan de behoeften van zowel de individuele salons als hun bezoekers.
Customer interview: Bookies Hair Supplies
Sara de Waal, 22 november 2021 - Hilversum
Bookies levert al jaren specialistische haarverzorgingsproducten aan exclusieve kapsalons. De producten zijn van het Australische merk KEVIN.MURPHY, een professioneel merk waarvan de producten eco-friendly en cruelty free zijn en vrij van parabenen en sulfaten. Rob Kolfers, CEO van Bookies, zocht een manier om beter in te spelen op de behoeften van zijn klanten, en daarmee eigenlijk op de behoeften van de klanten van zijn klanten.
‘Uiteindelijk gaat het erom dat de bezoekers van de salon tevreden zijn,’ legt hij uit. ‘Daarvoor zijn goede producten nodig, maar ook een ervaring in de salon is belangrijk. Met dit datasysteem kunnen wij zo goed mogelijk tegemoet komen aan de behoeften van zowel de individuele salons als hun bezoekers.’
-
"Kempen heeft een systeem in FileMaker gemaakt waarmee ik inzicht heb in allerlei soorten gegevens en cijfers."
Rob Kolfers
CEO - Bookies Hair Supplies
Inzicht
Maar, hoe realiseer je dat? ‘Kempen heeft een systeem in Claris FileMaker gemaakt waarmee ik inzicht heb in allerlei soorten gegevens en cijfers,’ vertelt Rob.
‘Eerder maakte ik gebruik van een ERP-systeem, daarin worden de administratieve, financiële en commerciële processen geregistreerd. Met die software kon ik wel zien wat er was verkocht en aan welke salons, maar niet welke salons bepaalde productlijnen níet aanschaften en welke patronen er in het gedrag waren: is dit kenmerkend voor de regio? Koopt deze klant steeds meer of steeds minder?
Weet de salon genoeg over het gebruik van de producten? Dat zijn relevante vragen, want wij kunnen salons vaak helpen om meer tevreden klanten en meer omzet te bereiken. Enerzijds door gericht advies en anderzijds door middel van de vele trainingen die wij aanbieden.’
-
"Ik heb veel met Kempen overlegd om duidelijk te maken waar ik op wil kunnen sorteren, zij hebben ervoor gezorgd dat al die factoren in het systeem werden opgenomen. De samenwerking was heel fijn."
Rob Kolfers
CEO - Bookies Hair Supplies
Schat aan informatie
‘Ik hoorde van de opties in FileMaker. Toen ik op zoek ging naar een softwarebedrijf dat hiermee werkte, kwam de naam van Kempen meteen bovendrijven,’ zegt Rob. ‘Ik heb veel met Kempen overlegd om duidelijk te maken waar ik op wil kunnen sorteren, zij hebben ervoor gezorgd dat al die factoren in het systeem werden opgenomen.
De samenwerking was heel fijn.’ Software developer Maarten Huijs legt uit dat er verschillende datastromen samenkomen in het nieuwe systeem: ‘Enerzijds de gegevens van het ERP-systeem, dus wat een klant aan producten heeft gekocht, maar daarnaast ook de data uit Pipedrive, een CRM speciaal voor verkopers. Die gegevens samen leveren een schat aan informatie op. Enerzijds voor analyse op het kantoor, maar ook voor waardevolle leads voor de verkopers van de buitendienst.
Je kunt heel precies per productgroep, per product, per salon en per regio zien of er afname of toename is qua omzet. Ook kun je zien wanneer er voor het laatst een vertegenwoordiger op bezoek is geweest, wat toen de situatie was, sinds wanneer de salon klant is, wat de omzet is uit producten, en ook of dit overeenkomt met de inschattingen. Daarnaast zie je of de medewerkers van een bepaalde salon trainingen via Bookies hebben gevolgd, en zo ja welke.’
Samen doelen bereiken
Rob legt uit hoe Bookies met de gegevens aan de slag gaat. ‘Wij maken een inschatting per salon welke doelstelling volgens ons realistisch is,’ legt Rob uit. ‘Als die doelstelling aan het eind van het jaar voor 100% is gehaald, kunnen we onderzoeken: hoe kunnen we volgend jaar groei realiseren? Omgekeerd kunnen we bij tegenvallende resultaten nagaan waar dat aan zou kunnen liggen. De vertegenwoordigers hebben een overzichtelijke mobiele versie van het systeem, in FileMaker Go.
Voordat zij bij een salon binnenstappen, kunnen ze met een klik op de knop de belangrijkste informatie zien. Dat levert veel gespreksstof op, en onze vertegenwoordigers kunnen hierdoor gericht adviseren hoe de medewerkers van de salon meer productverkoop kunnen realiseren. Soms zijn zij zich onvoldoende bewust dat er meer is dan knippen en kleuren, dat er nog een hoop omzet te realiseren valt aan productverkoop – en dat ze de klanten hiermee nog beter van dienst kunnen zijn ook.
Haarverzorgingsproducten lossen namelijk ‘haarproblemen’ op: klanten kunnen geholpen zijn met de juiste producten voor droog haar, krullend haar, gekleurd haar. Deze producten kunnen een substantiële bijdrage leveren aan het rendement van de salon.’
-
"Enerzijds de gegevens van het ERP-systeem, dus wat een klant aan producten heeft gekocht, maar daarnaast ook de data uit Pipedrive, een CRM speciaal voor verkopers. Die gegevens samen leveren een schat aan informatie op."
Maarten Huijs
Partner & Partner
Kempen Automatisering
Van checklist naar CTA
Rob legt uit wat de vertegenwoordigers allemaal kunnen checken in de mobiele app: ‘Als zij een salon bezoeken zien zij natuurlijk wat er aan productomzet is gehaald, en of dat een daling of stijging is ten opzichte van een maand of een jaar eerder. Daarnaast kunnen ze echter in de app een checklist nalopen om de situatie in de salon in kaart te brengen.
Ze kijken bijvoorbeeld welke productgroepen er in de zaak worden aangeboden, op wat voor manier dat gebeurt, of er bepaalde acties lopen, welke tools de salon gebruikt en hoeveel van de medewerkers trainingen bij ons hebben gevolgd.
Elk gegeven is te vertalen naar een bepaalde call to action (CTA). Als een salon een bepaald product van ons bijvoorbeeld niet goed verkoopt, dan maakt het systeem daarvan een melding. Om hier iets aan te doen, kan de vertegenwoordiger in overleg met de salon daar bijvoorbeeld een promotie aan koppelen.’
Van leverancier naar partner
Ook de trainingen die Bookies aanbiedt spelen hierin een belangrijke rol. De trainingen gaan over verschillende onderwerpen: enerzijds over trends en technieken op gebied van haarverzorging, en anderzijds over communicatie en social media. ‘Dit zijn allemaal cursussen waarmee de salons geholpen zijn,’ vertelt Rob. ‘Want wij willen onze klanten niet alleen de beste kwaliteit leveren, maar ook de beste service, zodat er een stevige band ontstaat tussen klant en leverancier.
Onze ondersteuning is dus welkom: wij vervullen niet alleen de rol van leverancier maar ook van partner.’ Het grootste voordeel van het systeem is volgens Rob dat zijn bedrijf nu meer gestructureerd te werk gaat. ‘Zowel de doelstellingen als de middelen om die doelstellingen te bereiken zijn nu concreter. Door middel van het data-overzicht kunnen we nu precies zien wat de knoppen zijn waaraan we kunnen draaien!’