Een goede nachtrust is essentieel om de indrukken van de dag te verwerken en weer fris en fruitig aan een nieuwe dag te beginnen. Slapen is persoonlijker dan ooit en dat begrijpt Global Bedden als geen ander. Van een goed matras tot de compleet ingerichte slaapkamer, het familiebedrijf vervaardigt bedden en meubels op maat. En FileMaker houdt daarbij een digitale vinger aan de pols.

Global Bedden uit Moordrecht is een familiebedrijf dat inmiddels al vijftien jaar bedden en meubels op ambachtelijke wijze maakt, tot in de puntjes afgestemd op de wensen van de klant. Een droomzaak waar een klant alles onder een dak vindt: van een bed op maat tot complete slaapkameradviezen en –inrichting. Daarbij houdt het bedrijf alles in eigen hand, het advies, het inmeten, de productie en de aflevering.

Dat een goed bed geen luxe is, maar pure noodzaak, merkt Rutger Hofman, een van de drijvende krachten achter Global Bedden, aan de toenemende vraag naar slaapcomfort. Global Bedden heeft het razend druk, ondanks de crisis. Hij heeft er een verklaring voor: “Tegenwoordig zijn mensen kritisch, ze willen een goede nachtrust. Daar hoort een goed bed bij, dat waar voor zijn geld biedt. In onze showroom kunnen ze terecht voor eersteklas advies en doen ze inspiratie op over goed en verantwoord slapen.” 

 
Van alle markten thuis
Rutger Hofman begon al jong in de zaak van zijn vader, waar bedden en matrassen verkocht werden. Eerst deed hij de kleine klusjes en inmiddels is hij van alle markten in de slaapkamerprojecten thuis. Hij weet alles van stoffering, inrichting, tekeningen, meubels maken en projectbegeleiding. “Iedereen doet eigenlijk alles binnen de zaak. Dat moet ook wel, we zijn met vijftien medewerkers en we kunnen allemaal advies geven en voeren het ook uit. Verder zijn we bijna allemaal familie of vrienden van elkaar. Zo doen mijn tantes de stoffeninkoop en het naaiwerk, en in de timmerwerkplaats staan zwagers en vrienden. Ook mijn vader doet nog mee.” 
Ambachtelijke, op maat gemaakte meubels leveren is een kernkwaliteit van Global Bedden. Naast bedden en slaapkamerinrichting, realiseren de ambachtslieden ook andere interieurwensen. De medewerkers nemen uitgebreid de tijd om met hun klant in kaart te brengen wat de wensen op het gebied van slapen en interieurinrichting zijn. Dat wordt genoteerd en in een offerte gegoten. Als er overeenkomst is met de klant, kan men in de werkplaats aan de slag om het droombed of de ultieme slaapkamer daadwerkelijk te realiseren. Secuur en efficiënt werken zijn twee belangrijke voorwaarden om klantgericht te kunnen werken. 
 

"We willen foutloos en efficiënt onze slaapkamerprojecten uitvoeren. Dat is gelukt met een toepassing van FileMaker"

 
Efficiënter werken
Dat vraagt om goede ondersteuning met een IT-oplossing. Een van onze collega´s was bekend met FileMaker. We hebben vervolgens van enkele bedrijven oplossingen bekeken en kwamen terecht bij Kempen Automatisering. Een bedrijf dat goed bij onze organisatie en onze wensen paste.” 
 
Kempen Automatisering zette voor Global Bedden een basissysteem op in FileMaker, met daarin de klantcontactmodule in een centrale rol. Vanuit deze module wordt in een bestelmodule een offerte samengesteld waarbij de klant tot in detail kan aangeven welke wensen hij heeft over de uitvoering, de kleur, de stoffering, tot de lampjes aan toe. Na akkoord met de klant, dient de offerte als werkbeschrijving voor de productie die in gang gezet wordt. Vervolgens vindt de uitlevering en de facturatie plaats, en in dit hele proces biedt de FileMaker-toepassing voor slaapkamerprojectbeheer goede ondersteuning. 
 
Dat over het uitvoeren van een IT-project niet te licht gedacht moet worden, bleek al rap. Hofman: “Wij gingen heel open het traject in. We bespraken onze bedrijfsprocessen en Kempen Automatisering hielp ons om de bedrijfsprocessen strak en goed te krijgen. Dat was een nuttige exercitie, want voor je het weet, raak je het zicht kwijt en zie je door de bomen het bos niet meer. Dat dreigde heel even te gebeuren, doordat een al te enthousiaste projectleider op elk verzoek van ons inging en te veel ontwikkelde, met dito kosten. Gelukkig werd er vanuit Kempen Automatisering gauw bijgestuurd. Zij brachten de focus er weer in, wij spraken een strak budget af en daarna verliep het project op rolletjes.” 
 

Klein beginnen, dan uitbouwen
Maarten Huijs van Kempen Automatisering: “We delen projecten als deze altijd in behapbare deelprojecten op, waarbij we analyseren wat er nodig is. Ons adagium is: klein beginnen en dan uitbouwen. Zo voorkom je dat een project verzandt in de vele mogelijkheden. Voor Global Bedden werd het systeem binnen een jaar opgeleverd. Het begon als klantbeheersysteem en we ontwikkelden het uit tot een slaapkamerprojectbeheersysteem. 

Een praktische functie, waar Hofman en zijn collega´s blij mee zijn, is de koppeling vanuit FileMaker naar iCal, het agendasysteem van Apple. Bij Global Bedden is het IT-systeem gebaseerd op Apple en dat is onder meer vanwege het iCal-programma. Met de zogenaamde Zulu-koppeling vertaalt FileMaker de werkopdrachten uit de database naar actiepunten in de tijd, en zet die in de agenda. 

 

Alle afspraken in de agenda
Iedere medewerker kan in het FileMaker-systeem opzoeken welke afspraken er met klanten zijn gemaakt. Daarvoor hoeft niemand op het kantoor in Moordrecht te zijn. Want dankzij iCal kunnen de medewerkers op de iPhone alle afspraken inzien. Zo houden zij zicht op bezorging, verkoop en leveringen voor klanten. Het slaapkamerprojectbeheersysteem voor Global Bedden is organisch tot stand gebracht en ondersteunt het hele werkproces.

Plannen voor de toekomst zijn er zeker. Een overstap op de nieuwste versie van FileMaker Pro, versie 13 inmiddels, staat op de agenda. Het wachten is daarbij op een aangepaste Zulu-plugin, die nog niet kan werken met de nieuwste versie van FileMaker. Hofman: “We zien ons systeem nog niet als het eindpunt. Het groeit mee met onze organisatie en in de toekomst is altijd nog wel wat te wensen.” 

 
 
 

Maak een afspraak met een van onze adviseurs

Formaat: 21 sep 2017
Formaat: 20:36
Maak Afspraak
randomness