Instituut voor Bedrijfskunde coördineert stageplaatsen en afstudeeropdrachten vanuit FileMaker

Het Instituut voor Bedrijfskunde van de Hogeschool Rotterdam beheert een omvangrijk relatiebeheersysteem voor stages en afstudeeropdrachten in FileMaker. Zo onderhoudt het instituut een optimaal en effectief netwerk van bedrijven en alumni voor de beroepspraktijk voor studenten. 

De Hogeschool Rotterdam is met ruim 34.000 studenten één van de grootste opleiders voor banen in de gezondheidszorg, techniek, maatschappelijk werk, ICT, economie, kunst en het onderwijs. Alle studenten krijgen tijdens hun opleiding op verschillende manieren te maken met de praktijk, tijdens stages, afstudeeropdrachten of projecten. Aan het Instituut voor Bedrijfskunde, een van de elf instituten van de Hogeschool Rotterdam, volgen 2400 studenten een opleiding. Hun stages, afstudeeropdrachten en projecten laten zij coördineren door bureau Externe Betrekkingen. Jaarlijks sluit het bureau hiervoor 500 contracten tussen studenten en bedrijven. Met een ingenieuze FileMaker-toepassing houdt Externe Betrekkingen hiervoor de administratie en de relaties nauwgezet bij. 

 

Inschrijven op papier

Studenten bedrijfskunde die stage lopen, of een project- of afstudeeropdracht uitvoeren, sluiten daarvoor een contract met een bedrijf. Dat gebeurde tot voor kort in de vorm van het invullen van NAW-gegevens van de student en het betreffende bedrijf op een papieren formulier. Deze gegevens werden vervolgens door medewerkers van bureau Externe Betrekkingen ingetypt in een toepassing van de Hogeschool. Een manier van werken die niet alleen inefficiënt was, maar bovendien foutgevoelig en onvolledig. 

 

Nu helemaal bij de tijd

Ben Brandenburg, manager Externe Betrekkingen, zag dat de organisatie hierdoor niet optimaal functioneerde: de werkdruk van de medewerkers werd groter, er moest veel data ingevoerd worden, terwijl de effectiviteit verminderde. Brandenburg: “Dit ging niet langer. Het systeem werd zo onbetrouwbaar dat we van een e-mail-mailing dertig procent retour kregen. We begonnen een zoektocht naar een betrouwbaar, moderner systeem dat toegankelijk was op zowel desktops als iPads. We realiseerden ons tegelijkertijd dat we voor een nieuwe toepassing aan de basis moesten beginnen: bij de student. Die stond centraal in een nieuwe toepassing.”

 

Brede ervaring

Voor het gedroomde relatiebeheersysteem, kwam Brandenburg uit bij FileMaker en bij Kempen Automatisering in Hilversum, een van de Nederlandse FileMaker-ontwikkelaars met brede ervaring in FileMaker-toepassingen.

Brandenburg: “Kempen Automatisering bracht een offerte uit die goed bij ons budget paste. Vervolgens hebben zij ons kundig begeleid en ondersteund, in met name het Functioneel Beheer: Wat moet er gebeuren? Hoe ziet het programma van eisen eruit. Hoe is het werkproces ingericht? Welke infrastructuur is nodig? In nauwe samenwerking met de medewerkers is er vervolgens al snel een basismodel ontwikkeld. Doordat we van te voren de technische kant goed hadden doorgesproken, kon binnen twee maanden een waterdichte toepassing worden opgeleverd die geheel aan onze wensen voldeed.”

Het contract opstellen begint zoals gezegd bij de student. Daarvoor werd eerst een digitaal inschrijfformulier ontworpen waarin de gegevens van student, stagebedrijf en –begeleider worden ingevoerd. De gebeurt via het web. De gegevens worden vervolgens rechtstreeks in FileMaker ingelezen. 

 

Controle op contracten

Nadat de gegevens van het digitale inschrijfformulier in FileMaker zijn ingelezen, volgt een controle op de gegevens en de voorwaarden. Heeft de student voldoende studiepunten om aan een stage te beginnen? Voldoet het bedrijf de eisen van het HBO?

Vervolgens genereert FileMaker het contract waarin staat dat de student een project, stage of afstudeeropdracht bij het bedrijf uitvoert. Dit contract wordt vanuit FileMaker als pdf naar de student verstuurd, die het op zijn beurt naar het betreffende bedrijf doorstuurt. Vervolgens wordt het contract, voorzien van handtekeningen, door de student teruggestuurd. 

 

Managementinformatie

Nu de gegevens van bedrijven, contactpersonen, studenten en alumni in één databasetoepassing ondergebracht zijn, kan Brandenburg managementinformatie verkrijgen waarmee hij het werkproces beter kan beïnvloeden. Zo kan hij nagaan hoeveel projecten, stages en afstudeeropdrachten er jaarlijks worden gerealiseerd, bij welke bedrijven de meeste opdrachten worden uitgevoerd en hoe studenten in de praktijk begeleid worden. Op basis daarvan kunnen er bijvoorbeeld kwaliteitskaarten van bedrijven opgesteld worden. Brandenburg: “Je krijgt daarnaast ook een heldere feedback over je eigen werkproces. Zo ontdekten we dat het toewijzen van stagedocenten bij sommige studierichtingen een vertragende factor is. Daar kunnen we nu actie op ondernemen.”

 

Beter toegankelijk

Over het nut is Brandenburg duidelijk. “De nieuwe toepassing levert ons betrouwbare gegevens op, waardoor we het stage- en afstudeerproces beter kunnen beheersen. We beschikken nu over een optimaal en actueel netwerk van bedrijven, studenten en alumni. Daarbij is het werken in FileMaker toegankelijk, je kunt bijvoorbeeld makkelijk zelf layouts aanpassen of velden toevoegen.”

Het voordeel bleek al tijdens het uitsturen van uitnodigingen voor het jaarlijks stage-evenement. Op een mailing van negenhonderd adressen kwamen er dit keer maar dertig uitnodigingen retour. Dat is een heel verschil met eerder.

“We weten ook beter hoe het stage- of afstudeerproces verloopt. Daardoor kunnen we ingrijpen als blijkt dat een docent of begeleider niet goed bereikbaar is, of juist profiteren als de begeleiding in een praktijkomgeving heel goed is.”

Een winstpunt is verder dat docenten de meerwaarde inzien van het systeem. Zij kunnen op hun iPad of iPhone gegevens over hun studenten en de praktijkomgeving opvragen en inzien. Voordat zij een bedrijfsbezoek afleggen, kunnen ze zich informeren over de begeleider en over de student. Verder kunnen ze notities toevoegen en de routebeschrijving alvast afdrukken. 

 

 

Maak een afspraak met een van onze adviseurs

Formaat: 23 mei 2017
Formaat: 10:26
Maak Afspraak
randomness